Le Bureau de direction a récemment approuvé le projet de modernisation des systèmes d’information que le président-directeur général avait préparé, et ce, en concordance avec l’adoption à l’automne dernier du Plan stratégique 2017-2022.
Ce projet se décline en trois phases : la mise à niveau des équipements, la gestion électronique des documents et enfin, l’acquisition d’un système intégré de gestion des données.
La première phase, qui est pratiquement achevée, consistait à se doter d’équipements permettant le déploiement des deux phases à venir. Plusieurs ordinateurs ne répondaient plus à nos besoins et fonctionnaient sur des systèmes d’exploitation obsolètes. Nous avons également fait l’acquisition d’équipement pour la visioconférence, ce qui devrait faciliter notre travail et éventuellement diminuer certains déplacements.
La deuxième phase sera déployée au cours des prochaines semaines. Une firme spécialisée dans le domaine viendra mettre en place un système de « bureau sans papier ». Cette partie nous permettra, à terme, d’éliminer plusieurs tâches répétitives et sans valeur ajoutée. De plus, il facilitera l’approbation des dépenses et s’inscrit dans un contexte d’une meilleure reddition de comptes sans augmentation de la charge de travail des personnes impliquées, bien au contraire.
Enfin, la troisième phase permettra de gérer l’ensemble des activités de l’Association, comme la base de données des membres, les relations du travail, les activités de formation et de perfectionnement pour ne nommer que ceux-là. Une attention particulière sera mise sur la sécurité de l’information.
Il en résultera une optimisation de la gestion des différents volets de notre association. Ce faisant, certaines tâches plus cléricales seront délaissées au profit d’autres qui sont à valeur ajoutée pour nos membres dont les besoins sont en hausse constante.
Ce projet n’aura pas d’impact sur la cotisation des membres, car il est financé à partir des surplus non répartis. L’enveloppe dédiée à ce projet est de 180 000 $ pour l’ensemble des trois phases.
09 février 2018
