POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DE L’ACCQ
La Politique de confidentialité de l’Association des cadres des collèges du Québec (ACCQ) est adoptée en application de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
L’ACCQ est une association professionnelle à but non lucratif fondée en 1972 et incorporée en 1974 sous la Loi des syndicats professionnels. Elle est l’association reconnue en matière de relations du travail pour représenter les cadres des cégeps du Québec.
Dans le cadre de ses activités, l’ACCQ doit collecter, utiliser et conserver des renseignements personnels. Cette politique s’applique pour tous les renseignements personnels collectés, utilisés et conservés, peu importe leur forme.
OBJECTIFS
La politique de confidentialité des renseignements personnels a pour but de protéger les informations personnelles des membres en établissant des normes claires pour leur collecte, utilisation, communication et conservation. Elle vise à informer de manière transparente sur la manière dont les données sont traitées, en conformité avec les lois et règlements applicables, tels que la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, ainsi que la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
Cette politique identifie la personne responsable de l’accès et de la protection des renseignements personnels. Elle garantit que les données sont traitées de manière sécurisée et détruites lorsqu’elles ne sont plus nécessaires.
En cas de plainte concernant la protection des renseignements personnels, un processus est mis en place pour traiter ces plaintes de manière efficace. De plus, la politique clarifie ce qui constitue un renseignement personnel, comme les coordonnées, adresse courriel, date de naissance, numéro d’assurance sociale et informations bancaires.
En résumé, cette politique assure une gestion rigoureuse et transparente des renseignements personnels, tout en respectant les droits et les exigences légales.
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Dans le cadre de ses activités, l’ACCQ peut recueillir des renseignements personnels par le biais de formulaires, de demandes en ligne, de communications écrites, par téléphone ou par le biais de son site Internet. Elle traite différents types de renseignements personnels :
Membres :
- Lors de l’adhésion d’un membre, les renseignements collectés sont notamment le nom, l’adresse et numéro de téléphone personnel, l’adresse personnelle de courriel, la date de naissance ainsi que le salaire.
- Lors de l’utilisation des ressources de l’ACCQ en relations du travail (RT) les renseignements collectés peuvent être notamment des données sur la problématique vécue en lien avec des individus de son milieu de travail, des données médicales, des ententes confidentielles, des lettres ou courriels confidentiels.
- Lors de la participation des membres à des comités permanents (conseil d’administration-CA, comité des relations du travail-CRT et comité des affaires professionnelles-CAP ou autres comités, les renseignements collectés sont liés à la rémunération (jetons de présence) ou au remboursement de sommes dues.
Contractuels (personne physique) :
Lors de l’engagement d’une personne contractuelle, les renseignements collectés son notamment le nom, l’adresse, le numéro d’assurance sociale, le numéro de téléphone personnel, l’adresse personnelle de courriel et les renseignements liés à la rémunération.
Non-membres participant aux formations de l’ACCQ :
Lors de l’inscription d’une personne non-membre à une formation offerte par l’ACCQ, les renseignements collectés son notamment le nom, l’adresse, le numéro de téléphone personnel et l’adresse courriel personnelle.
Membre du personnel :
Lors de l’engagement d’un membre du personnel, les renseignements collectés son notamment le nom, l’adresse, le numéro d’assurance sociale, le numéro de téléphone personnel, l’adresse personnelle de courriel et les renseignements liés à la rémunération.
Ces renseignements sont recueillis pour créer les fiches des membres, ouvrir un dossier et traiter des demandes de service (relations du travail, développement professionnel, etc.), gérer la facturation et traiter les paiements, à des fins de rémunération, de statistiques ou de regroupement.
Le site de l’ACCQ (https://www.accq.qc.ca/), utilise des cookies et autres technologies liées (par simplification, toutes ces technologies sont désignées par le terme « cookies »). Des cookies sont également placés par des tierces parties utilisées notamment pour recueillir des statistiques.
Lorsqu’un utilisateur visite le site de l’ACCQ pour la première fois, une fenêtre contextuelle avec une explication sur les cookies sera affichée. L’utilisateur a le droit de les refuser et de s’opposer à toute autre utilisation de cookies non fonctionnels.
Pour plus de détails sur la Politique relative à la navigation sur notre site WEB.
UTILISATION DES DONNÉES
L’ACCQ s’engage à utiliser les renseignements personnels en sa possession uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et pour lesquels la loi l’autorise à les utiliser.
Elle peut utiliser vos renseignements personnels pour :
- Rester en contact avec les membres, répondre à leurs questions, transmettre de l’information et fournir un service personnalisé;
- Communiquer par courriel et faire parvenir de l’information supplémentaire sur ses services, promouvoir ses formations, faire part de ses nouvelles et pour réaliser des sondages.
L’ACCQ s’assure que seules les personnes devant avoir accès aux renseignements personnels nécessaires à l’exercice de leur fonction y ont accès, que ce soit un membre du personnel ou un membre du conseil d’administration.
Tout le personnel de l’ACCQ a accès aux données recueillies à l’occasion de l’adhésion d’une nouvelle personne cadre. Ces données figurent à la section MEMBRES de la base de données.
Le personnel de l’ACCQ ayant des fonctions reliées aux finances et à la paie a accès aux renseignements fournis par les membres du personnel, les personnes consultantes, les fournisseurs et les personnes participant à nos formations.
Seul le personnel au département des relations du travail a accès aux données relatives aux cas de relations du travail.
COMMUNICATION
Les informations personnelles recueillies sont traitées de manière confidentielle. Ainsi, l’ACCQ veille à obtenir votre consentement avant de partager les données personnelles avec des tiers. Cependant, l’ACCQ peut divulguer des informations personnelles à des tiers sans le consentement de la personne concernée si cela est requis par une obligation réglementaire ou légale, ou si la Loi sur la protection des renseignements personnels ou toute autre législation le permet.
Mentionnons que certaines données concernant les paies du personnel de l’ACCQ et le paiement des fournisseurs transitent vers les services de transmission de données de dépôt-retrait direct de l’institution financière de l’ACCQ.
Certains renseignements personnels pourraient aussi être envoyés à des organismes gouvernementaux au besoin.
SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
L’ACCQ prend des mesures de sécurité adéquates pour protéger les renseignements personnels. Des mesures de protection physiques, technologiques et organisationnelles appropriées et raisonnables ont été mises en place afin d’assurer la protection de ces renseignements contre la perte, le vol, l’accès, la divulgation, l’utilisation ou la modification non autorisés. Ces mesures tiennent compte de la sensibilité des renseignements, de la finalité de leur utilisation et de leur support. Les détails de ces mesures peuvent être consultés dans le document Procédure de conservation, de destruction et d’anonymisation des renseignements personnels.
CONSERVATION ET DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Dans le cadre de ses activités, l’ACCQ est tenue de conserver des documents contenant des renseignements personnels. Ces informations sont conservées selon un calendrier qui détermine leur durée de conservation en fonction de leur statut (actifs, semi-actifs ou inactifs). Cette durée a été établie en conformité avec les meilleures pratiques en matière de conservation et d’archivage.
Dans certaines situations, l’ACCQ peut anonymiser des renseignements personnels afin qu’ils ne puissent être associés à des individus. L’ACCQ se réserve le droit d’utiliser ces données anonymisées et dépersonnalisées à des fins légitimes, sans préavis supplémentaire ni consentement des personnes concernées.
Lorsque les objectifs pour lesquels un renseignement personnel a été recueilli sont atteints, et conformément au calendrier de conservation, l’ACCQ procède à la destruction irréversible de ce renseignement personnel. Cette destruction est effectuée de manière confidentielle, par suppression informatique pour les renseignements sur support technologique et par déchiquetage pour les renseignements sur support papier.
Pour en savoir plus sur la durée de conservation des renseignements personnels, il est possible de communiquer avec la personne responsable de l’accès et de la protection des renseignements personnels de l’ACCQ dont les coordonnées sont mentionnées au point suivant.
DROIT DES PERSONNES CONCERNÉES PAR LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Si une personne désire accéder, rectifier, mettre à jour ses renseignements personnels ou déposer une plainte parce qu’elle a des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis ou que son interaction avec l’ACCQ n’est plus sécurisée, voici les coordonnées de la personne à contacter :
Stéphanie Poissant, présidente-directrice générale
1170, boulevard Lebourgneuf, local 203, Québec (QC) G2K 2E3
spoissant@accq.qc.ca | 418 877-1500, poste 201
Précisons que dans le cas où une personne désire avoir accès aux renseignements personnels détenus par l’ACCQ, cette dernière doit s’assurer de les fournir sous un format communément utilisé.
MODALITÉS D'IMPLICATION ET DE COMMUNICATION AU PERSONNEL POUR ASSURER LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Toute nouvelle personne embauchée à l’ACCQ reçoit une formation initiale sur les politiques et procédures de protection des renseignements personnels de l'ACCQ dès son arrivée.
Dès leur arrivée en poste, tout le personnel signe une entente de confidentialité.
De plus, l'ACCQ offre des formations régulières à son personnel sur la protection des renseignements personnels et le sensibilise aux meilleures pratiques en matière de confidentialité.
MISE À JOUR DE LA POLITIQUE
Cette politique est révisée périodiquement pour s'assurer qu'elle demeure conforme aux lois applicables et aux meilleures pratiques.